書類整理


書類整理で一番重要なのは「捨てる」こと!

 

普段は「捨てなくてもいい」と伝えておりますが、書類に関しては別です。

 

・今見ないものは一年後も見ないと心得る。迷ったらデータにして捨てる。

・保管すべき書類はそもそも多くはない。書類にも消費期限があると心得る。

 

 

<書類の山>が出来る2つの原因

 

①使用目的が不明確

「処理すべきもの(ToDo)」と「参照・保管するだけのもの」が混在している。

 

②保管基準が不明確

重要度、保管期限が分からず「とりあえず保管しよう」の量が多過ぎる。

 

 

書類は「業務を行うため」に発生・存在するものです。

「なんのためにその書類が必要なのか?」

「その書類にある情報をどう活かすべきなのか?」

書類を持つ「目的や基準」を明確にするプロセスが必要です。

 

 

書類=情報を得るため

情報=自ら選び、取り残すもの

①A4サイズが入る紙袋を多めに用意する


まずは、書類を仕分ける為に紙袋を多めに用意してください。

 

机か床の上に家中の書類を集める

下の分類事例を参考に種類分けをする

分けたらひとまず紙袋に入れてラベルを付箋で貼る

 

※最初から「要る・要らない」をやると書類の場合は非常に時間がかかりますので、まずは分けるだけでOK !

一度に沢山やるとモチベーションが下がりますから毎日一袋ずつ整理をして行きましょう。

 

※全ての書類の整理が終わるまでは、収納用品を揃えないこと。どのぐらいの量と分類数になるか分からないからです。

ただし、無いと整理しにくい場合は最初に安価な紙のファイルボックスで仮収納しましょう。

②書類の種類を明確にする


①長期保管

保健証券や定期預金の証書、年金書類、事業所類など

 

②一時保管

学校や町内の行事プリント、セールの DMや検討中の家電、旅行カタログなど

 

③処分するもの

家の中の50%を占める。保管すべき書類は意外と少ない

 

書類の重要性と緊急性の区別


下記の表のように、重要度の高い低い+緊急性の高い低いの組み合わせで書類を分けてみましょう。

 

①期限付き、行動予定(一時保管=クリップホルダーで別管理→処分と移動する)

 毎日必ず目にする場所へ。手帳やカレンダーで二重管理する

 

②重要、保管が必要(長期保管=ファイルボックスで分類保管→入れ替える程度で基本は動かない)

忘れず無くさないようにしっかり保管が必要。家族との共有管理。誰が見ても分かる、探せるようにする。

 

③趣味、感心事(一時保管と長期保管に分かれる)

趣味に関することは長期保管、クーポンやその他少し置いておきたい現物は手帳に挟むか、専用ファイルで保管

 

④処分(ゴミ箱へ)

処理すべき(ToDo)書類は処理しやすく保管


学校への提出物などは、可能な限り先送りにせずその場で処理してしまう。

出来ない時、期限がまだある時はクリップホルダーで管理するのが一番簡単です。

一番下へ挟んでいくことで、時系列になるので忘れ防止につながります。

※ただし、毎日確認することを忘れないように

長期保管はボックスファイリング形式


良く見かけるのは、クリアファイルに差し込んで保管しているパターン。

しかし、不要になった書類や差し替えの時に非常に面倒で放置される場合が多いので、ボックスファイリングがオススメです。

 

取扱説明書や家庭内の重要書類を種類別にファイルボックスで仕分ける方法です。

タイトル(ラベル)は家族全員が分かるような名称でラベリングすることがポイントです。

検討の付きやすい名称にする必要があります。

書類の保管期限、目安


家庭用書類の保管期限

・電話、光熱費関係=1年

・年賀状=半年(お年玉交換期限)〜1年

・税金関係=5年

・ローン明細=完済から2年

・インターネット、家電等=変更または廃棄まで

・年金関係=毎年来る「お知らせ」は前年度と見比べて間違いなければ最新のモノだけでOK!

 

 

事業用書類の保管期限

・経費に計上した費用は法律で7年間保管

・医療費の領収書は5年間(過去5年間分は確定申告で修正申告ができる)

・取扱説明書=故障、破棄、または買替えるまで(見なくてもいいものは破棄)

・病院領収書:5年(年間総額が10万未満の時は2年)

書類の分類方法


※井上家の場合は書類が少ないので、大分類を見出しフォルダ、中分類を個別フォルダ、小分類をクリアフォルダで分類しています。

 

<井上家の場合>※中分類を大分類として参考にしてください

ファイルボックス、個別フォルダの選び方


 ボックスファイリングに必要なグッズはファイルボックスと個別フォルダ、クリアフォルダ、ラベルタイプの付箋の4つです。

 

 

ファイルボックスと個別フォルダ

 

横型と縦型の2種類あります。

通常、会社等で行うボックスファイリングでは、横型を使いますが、残念ながら家庭で横型を設置できる棚が少ない。

 

なので、奥行きが35cm以下の棚で収納する場合は、縦型のファイルボックスがオススメです。

 

取出しやすさも私は縦型の方が扱いやすいと思っています。

 

最初は紙製の商品がオススメ。コクヨでも100均一のでも構いません。

なぜなら、廃棄が簡単だから。

 

ファイルボックスと個別フォルダはメーカーによって若干サイズが異なるため、同じメーカーで揃えた方が無難です。

 

無印良品(画像をクリックで商品購入ページに飛びます)


イトーキ(画像をクリックで商品購入ページに飛びます)★少し高いが見た目重視の方はこちら

コクヨ(画像をクリックで商品購入ページに飛びます)

最終的にオススメなのはこの組み合わせがシンプルです


クラウドサービスでペーパーレス化


ペーパーレス化の真の目的は、書類の検索性を高めること。

 

無料のアプリ「evernote(エバーノート)」を使うことで処分しやすくなります。

 

※Evernoteで使う用語

ノート= Evernote に保管される情報の最小単位です

 

ノートブック = 複数のノートの保管先で、フォルダと同じイメージで使います

 

同期=コンピュータ、携帯電話、タブレット端末や Web ブラウザなどすべての環境で自動的に最新の状態に保つことを指します。

 

アカウント= ユーザ名とパスワードによって保護された Evernote の記憶領域。ユーザはどこにいても、どんなデバイスからでもアカウント内の情報にアクセスできます。

 

無料プランだと毎月のアップロード容量は60MB→上手に使えばEvernote 自体には無限で保存可能

 

 

「evernote(エバーノート)」はオンライン上のノート

 

① 何でも保存でき紙として残しておく必要がなくなる

普通の紙のノート、テキストや画像はもちろんのこと、

Webページ、音声、PDFファイルなどほとんど何でもEvernoteに保存しておく事が可能です

 

② どこからでもアクセスできる

Evernoteは「オンライン上のノート」なので、インターネットさえつながっていればどこからでも、

パソコンでもスマートフォンでもアクセスできます。

 

③ 画像内の文字も含めて「検索」で欲しい情報を瞬時に探せる事が最大の魅力

パソコン上でフォルダを作ってファイルを移動させるのと同じ要領でEvernote内のノートを整理できます。

「タグ」と呼ばれるラベルを複数のノートに一気に貼って分類することも可能。

探したいときは検索するだけなので、最悪、整理していなくても大丈夫。

最大の魅力は画像の文字認識機能で写真に撮った文章でもある程度は検索にひっかかる事です。

 

例えば「名刺」「ハガキ」「お手紙」「ちょっと残しておきたいメモ」「レシピ」など

 Evernote のドキュメントカメラで撮影して入れるだけ。

「子供の成長記録」も気軽に残す事が出来るので、日記代わりにも。

 

④ 他の人と情報を共有することが出来る

ノートブック個別で共有の有無を選べます。

「仕事」というノートブックを仕事仲間と共有したり、

単身赴任先のパパと「家族写真」「こどもの予定」を共有したり、

共働きなら「買い物リスト」の共有など、便利に使う事ができます。